ビジネスの現場では、日々膨大な情報が飛び交っています。報告書やプレゼン資料を作るたび、「どこまで情報を入れるべきか」「何を削るべきか」と悩んだ経験、ありませんか？情報を盛り込みすぎて結局何が言いたいのか分からなくなった…そんな声もよく耳にしますの洪水に溺れてしまっては、せっかくの報告も相手に届きません。今回は、私が数百社の現場で実践し、インターネットの最新知見も踏まえてまとめた「伝わるビジネス報告の情報の絞り方」をご紹介します。
目次
この記事の良いところ
まず、冒頭の文章は「なぜ情報の絞り込みが重要か」を明確に示し、読者の共感を引き出しています。さらに、目的・ターゲット・結論ファースト・図表活用・ストーリー性・構造化・練習という7つのポイントを具体的に解説しており、すぐに実践できる内容です。
また、PREP法や「3つのポイントにまとめる」など、ビジネス現場でよく使われるフレームワークも紹介されているため、初心者から上級者まで役立つ構成になっています。
インターネットの知見をプラス！情報の絞り方・7つのコツ
1. 目的を明確にする
- 報告のゴールを一言で言えるか？「何のための報告か」「相手にどう動いてほしいか」を冒頭で明確にしましょう。報告や資料作成の前に「この報告のゴール」「相手にどう動いてほしいのか？」を紙やメモに書き出すのも有効です。
- 「目的なき資料は作らない」が鉄則です。
2. 相手視点で「知りたいこと」だけに絞る
- 報告は「自分が伝えたいこと」ではなく「相手が知りたいこと」にフォーカス。
- そのための事前準備として、相手の立場・知識・関心をリサーチし、報告相手が誰か、どんな情報を求めているかを事前にヒアリングする。また、相手の役職や業務内容、過去の報告での反応などを確認する。
- ChatGPTなどのAIも「プロンプト（指示）」が明確でないと正しい答えを返せません。人間も同じです。
3. 結論ファースト＋3つのポイント
- 結論を最初に伝え、詳細は「3つのポイント」にまとめるのがベスト。
- ポイントは3つに絞る
- どんな内容でも「要点は3つに絞る」練習を繰り返す。
- PREP法（結論→理由→具体例→結論）や「現状・課題・アクション」などのフレームワークを使う中で論点を絞るとより効果的。
4. データ・事実で裏付ける（ただし最小限）
- 客観的なデータやグラフは説得力を高めますが、入れすぎは逆効果。
- 「1スライド1メッセージ」「1グラフ1結論」を意識する。伝えたいことに直結するデータだけを選び、グラフや図表でシンプルに示す。迷ったデータは「補足資料」として分ける。
5. 図表・ビジュアルで直感的に伝える
- 複雑な内容は図やフローチャートで見せると一目瞭然。
- CanvaやGoogleスライドなど、会社のセキュリティが許せば無料ツールも活用しましょう。
6. ストーリー性を持たせる
- 単なる情報の羅列ではなく、「なぜ」「どうして」「どうなった」をストーリーで伝えると記憶に残ります。
- 成功事例や失敗談を交えると、共感と納得感がアップ。
- 報告用のテンプレートやフレームワークを自分なりにカスタマイズしておく。
7. 報告前の練習と報告後の振り返り
報告前に必ず練習・リハーサルする
- 作成した資料を声に出して説明し、時間配分や伝わりやすさをチェックする。
- 同僚や家族に聞いてもらい、フィードバックをもらう。
振り返りと改善を続ける
- 報告後、相手の反応やフィードバックを必ず振り返る。
- うまく伝わらなかった点や、情報が多すぎた／少なすぎた点を次回に活かす。
- テンプレート化して次回活用することで効率化を進める
まとめ：情報の取捨選択があなたの価値を高める
ビジネス報告は「情報の量」ではなく「情報の質」が勝負です。目的・相手・結論・裏付け・ビジュアル・ストーリー・練習と振り返り。この7つを意識すれば、あなたの報告は必ず伝わるものになります。
情報過多の時代だからこそ、「何を伝え、何を削るか」があなたのビジネスパーソンとしての価値を決めます。ぜひ、次回の報告から実践してみてください！
